An der Veranstaltung haben insgesamt viele unterschiedliche Gewerke mitgewirkt, verschiedene Technikdienstleister, unser Kunde, mehrere Agenturen, Catering, wir, seitens des Hauses, und auch verschiedene Ämter zur Abnahme des Sicherheitskonzeptes.

Das ist schon nicht alltäglich und erforderte eine besondere Konzentration in der Zusammenarbeit. Die übergeordnete Projektleitung wurde von einer Agentur übernommen. Wir, seitens des RMCC, haben uns u.a. um die ganze Organisation auf dem Ladehof gekümmert, so dass der Auf- und Abbau reibungslos funktionieren konnte. 

Mit dem Zukunftsfestival wurden verschiedene Zielgruppen angesprochen. Wo sonst nur ein geschlossenes Publikum Zugang findet, wurde bei der Veranstaltung neben den Mitarbeitenden der R+V auch die breite Öffentlichkeit angesprochen, die das Zukunftsfestival besuchen konnten.

Herausforderungen ergaben sich aufrund der Programm-Vielfalt und den daraus resultierenden Bestuhlungsvarianten. So wurde beispielsweise die Halle Nord, in der das Hauptprogramm des Zukunftsfestivals stattfand, innerhalb von nur 3 Stunden komplett für die anschließende Mitarbeiter-Abschlussveranstaltung umgerüstet. Vor der Abschlussveranstaltung fand noch eine Sicherheitsbegehung mit verschiedenen Ämtern, wie Feuerwehr und Ordnungsamt statt, zur Freigabe der Räume.

Insgesamt hatten wir 4 Tage Zeit für den Aufbau und haben zusätzlich zwischendurch verschiedene Räumlichkeiten umrüsten müssen. So wurde z. B. die Halle Süd, in der sich das Crewcatering befand, nach 4 Tagen als Partybereich für die Abschlussveranstaltung umgebaut. Hierfür wurde das Mobiliar eingesetzt, welches zuvor für die Eröffnungsveranstaltung im Terrassensaal genutzt wurde. So konnten Synergien geschaffen und bereits eingesetztes Mobiliar mehrfach verwendet werden.

Auf der Fläche in Halle Nord haben vier parallele Vortragsreihen stattgefunden. Insgesamt gab es hier 7 Bühnen. Die Durchführung von gleichzeitigen Vorträgen war möglich, in dem Zuhörer und Referenten in den verschiedenen Vortragsreihen Kopfhörer getragen haben. So wurden eine laute Geräuschkulisse und Stimmengewirr vermieden, die Zuhörenden konnten sich auf die jeweiligen Vorträge konzentrieren und die Halle war immer noch schön offen gestaltet und nicht mit Wänden abgegrenzt. 

In Halle Nord wurden im Eingangsbereich Schleusen und beleuchtete Gänge installiert, mit Infotafeln zum Projekt. Zusätzlich wurden hier Tiny Houses aufgebaut, die zuvor 8 Monate durch Deutschland gefahren sind und Menschen besucht haben, die "Zukunft gestalten". Entsprechende Ausstellungen wurden in den Tiny Houses gezeigt.

Die Fläche in Halle Nord wurde so bestmöglich genutzt.